Tus obligaciones: Contabilidad, facturación y constancias de impuestos

Tus obligaciones: Contabilidad, facturación y constancias de impuestos

1. ¿Estoy obligado o no a llevar contabilidad?

Si eres una sociedad colombiana, estás obligada a llevar contabilidad en Colombia. 

Los libros de contabilidad permiten registrar en orden cronológico las operaciones llevadas a cabo por el comerciante, y deben ser llevados por un contador de conformidad con los marcos normativos de contabilidad vigentes (Decreto 2420 de 2015). Para efectos de la contribución para el turismo, la ley exige que la contabilidad permita discriminar los ingresos obtenidos por cada uno de los espacios donde se preste el servicio turístico.

En principio, las sociedades extranjeras no están obligadas a llevar contabilidad en Colombia. Sin embargo, si tienen un establecimiento permanente en el país, este establecimiento estará obligado a llevar contabilidad.

Por otro lado, recuerda que aún si no estás obligado a llevar contabilidad, si eres responsable de IVA deverás llevar unos registros específicos que permiten hacer seguimiento a las bases de dicho impuesto.

Te recomendamos que consultes con tu asesor especializado para el análisis de tu caso concreto.

2. ¿Qué pasa si llevo mal mi contabilidad? 

Puedes ser objeto de sanciones pecuniarias si no llevas libros de contabilidad o no los tienes registrados estando obligado a hacerlo, o si los llevas en una forma que no permite establecer las bases fiscales, o con más de 4 meses de atraso, llevas doble contabilidad y te niegas a exhibirlos a las autoridades tributarias.

En estos casos, además del rechazo de deducciones o descuentos en tus declaraciones de renta, te podrán imponer una sanción correspondiente al 0,5% de tu patrimonio líquido (activos menos pasivos) del año anterior, o de los ingresos netos del año anterior (ingresos, menos descuentos, rebajas y devoluciones), el que sea mayor. Esta sanción no podrá ser mayor de COP$848.240.000 (20.000 UVT de 2023). 

3. ¿Quiénes están obligados a expedir facturas?

Por regla general, los prestadores de servicios (incluidos los servicios turísticos) están obligados a facturar electrónicamente, a través del sistema dispuesto por la DIAN para ello. 

En el caso de las personas jurídicas, sólo se excluyen de esta obligación aquellas que califiquen como establecimientos de crédito (bancos, compañías de financiamiento, corporaciones financieras).

4. ¿Cómo expedir facturas?

Si estás obligado a facturar electrónicamente, en cada operación que hagas debes generar una factura electrónica, transmitirla a la DIAN para que ésta la valide, y una vez validada, entregarla al correo electrónico del usuario. 

Para facturar electrónicamente, debes haber cumplido los siguientes requisitos:

-Haber actualizado tu RUT para incluir la obligación de facturar electrónicamente. Si eres una compañía, también debes actualizar el RUT de tu representante legal. Asegúrate de tener acceso al correo que registraste en el RUT.

-Contar con un software de facturación electrónica. Para ello, puedes usar un software de un proveedor tecnológico, uno que tu hayas desarrollado, o puedes hacer uso del software gratuito dispuesto por la DIAN en el link https://factura-electronica.dian.gov.co/. El software de la DIAN funciona muy bien cuando el volumen de operaciones que desarrollas no es tan alto.

-Haber obtenido un certificado de firma digital. Éste lo expiden las entidades certificadoras autorizadas por la ONAC. En caso de usar el software gratuito de la DIAN, en éste te dan el certificado de firma digital sin costo.

-Tener habilitado el instrumento de firma electrónica de la DIAN. En caso de ser persona jurídica, debes obtener el de tu representante legal.

-Tener un dispositivo electrónico (computador, tablet, celular) disponible, con internet.

Si deseas saber más sobre el proceso de facturación electrónica, puedes revisar la información disponible en www.dian.gov.co/impuestos/factura-electronica/Paginas/inicio.aspx-.  

5. Constancia de pago de impuestos

Podrás consultar tu estado de cuenta en la página https://www.dian.gov.co/,  iniciando sesión con tu NIT y contraseña, y consultando la opción “consulta de obligaciones tributarias”. 

También podrás enviar una solicitud de estado de cuenta detallada desde el correo electrónico que registraste en el Registro Único Tributario (RUT) al correo de la dirección seccional en donde te hayas registrado, disponible en https://www.dian.gov.co/Prensa/Paginas/NS-En-las-Direcciones-Seccionales-de-la-DIAN.aspx