Tus obligaciones: Contabilidad, facturación y constancias de impuestos

Tus obligaciones: Contabilidad, facturación y constancias de impuestos

1. ¿Estoy obligado o no a llevar contabilidad?

Están obligadas a llevar contabilidad las personas naturales que se consideren comerciantes. 

Se consideran comerciantes las personas naturales que ejercen profesional y habitualmente actividades que se consideren comerciales. 

Te recomendamos revisar con tu asesor legal si tienes o no la calidad de comerciante; en caso de tenerla, deberás registrarte en el registro mercantil y adicionalmente llevar libros de contabilidad en debida forma.

Los libros de contabilidad permiten registrar en orden cronológico las operaciones llevadas a cabo por el comerciante, y deben ser llevados por un contador de conformidad con los marcos normativos de contabilidad vigentes (Decreto 2420 de 2015). Para efectos de la contribución para el turismo, la ley exige que la contabilidad permita discriminar los ingresos obtenidos por cada uno de los espacios donde se preste el servicio turístico.

Por último, ten presente que incluso si no eres comerciante, puedes estar obligado a llevar unos registros contables. En efecto, así no seas comerciante, si cumples con los requisitos para considerarte responsable de IVA -por ejemplo, si tus ingresos por compartir espacios exceden COP$148.442.000 (3.500 UVT del año 2023)-, debes llevar dos registros contables:

  • Registro auxiliar de ventas y compras efectuadas.
  • Registro de “IVA por pagar” en el cual se registra el IVA que generaste en las operaciones y el IVA que pagaste por operaciones gravadas.

2. ¿Qué pasa si llevo mal mi contabilidad? 

Puedes ser objeto de sanciones pecuniarias si no llevas libros de contabilidad o no los tienes registrados estando obligado a hacerlo, o si los llevas en una forma que no permite establecer las bases fiscales, o con más de 4 meses de atraso, llevas doble contabilidad y te niegas a exhibirlos a las autoridades tributarias.

En estos casos, además del rechazo de deducciones o descuentos en tus declaraciones de renta, te podrán imponer una sanción correspondiente al 0,5% de tu patrimonio líquido (activos menos pasivos) del año anterior, o de los ingresos netos del año anterior (ingresos, menos descuentos, rebajas y devoluciones), el que sea mayor. Esta sanción no podrá ser mayor de COP$760.080.000 (20.000 UVT de 2022).

3. ¿Quiénes están obligados a expedir facturas?

Por regla general, los prestadores de servicios (incluidos los servicios turísticos) están obligados a facturar electrónicamente, a través del sistema dispuesto por la DIAN para ello. 

Sólo se excluyen de esta obligación las personas naturales que cumplan la totalidad de requisitos para considerarse no responsables del impuesto sobre las ventas (IVA); uno de estos requisitos es que tus ingresos por compartir espacios sean inferiores a COP$148.442.000 (3.500 UVT del año 2023).

Como obligado a facturar electrónicamente, en cada operación que hagas debes generar una factura electrónica, transmitirla a la DIAN para que ésta la valide, y una vez validada, entregarla al correo electrónico del usuario. 

Para facturar electrónicamente, debes haber cumplido los siguientes requisitos:

  • Haber actualizado tu RUT para incluir la obligación de facturar electrónicamente. Asegúrate de tener acceso al correo que registraste en el RUT.
  • Contar con un software de facturación electrónica. Para ello, puedes usar un software de un proveedor tecnológico, uno que tu hayas desarrollado, o puedes hacer uso del software gratuito dispuesto por la DIAN en el link https://factura-electronica.dian.gov.co/.

El software de la DIAN funciona muy bien cuando el volumen de operaciones que desarrollas no es tan alto.

Si deseas saber más sobre el proceso de facturación electrónica, puedes revisar la información disponible en www.dian.gov.co/impuestos/factura-electronica/Paginas/inicio.aspx-.  

4. Constancia de pago de impuestos

Para saber si tienes pendientes obligaciones con la DIAN, podrás consultar tu estado de cuenta en la página https://www.dian.gov.co/,  iniciando sesión con tu NIT y contraseña, y consultando la opción “consulta de obligaciones tributarias”. 

También podrás enviar una solicitud de estado de cuenta detallada desde el correo electrónico que registraste en el Registro Único Tributario (RUT) al correo de la dirección seccional en donde te hayas registrado, disponible en https://www.dian.gov.co/Prensa/Paginas/NS-En-las-Direcciones-Seccionales-de-la-DIAN.aspx